6-8'¿Cómo funcionan las Convenciones de monedas? En este artículo te lo contamos todo desde el punto de vista de los organizadores, los participantes y los visitantes. También haremos una breve descripción del momento más importante: la subasta de cierre. Todo esto te brindará una nueva perspectiva para considerar los encuentros de coleccionistas la próxima vez que asistas a uno de ellos.
Recientemente, la Organización Mundial de la Salud declaró el fin de la emergencia sanitaria mundial por la pandemia del COVID-19, lo cual confirma aún más que la situación, que fue bastante restrictiva durante los últimos dos años, se ha controlado en gran medida. Un ejemplo de esto se puede observar en el hecho de que nuestras vidas han vuelto a la normalidad que tanto extrañábamos, aunque con medidas de prevención que no debemos descuidar.
La presencialidad en muchas actividades vuelve a ser la norma, especialmente en el comercio y las reuniones sociales. Aunque los años de pandemia han demostrado el éxito del trabajo remoto, sin duda alguna, no hay nada que supere la posibilidad de reunirnos con amigos y colegas para compartir nuestra pasión. Para aquellos que seguimos este portal, el mejor ejemplo de ello son las convenciones y ferias numismáticas.
Estos encuentros suelen realizarse varias veces al año en diferentes lugares. No importa dónde vivas, es posible que tu ciudad o alguna región vecina organice este tipo de eventos de la mano de coleccionistas o vendedores locales. Esto te tentará a viajar, a asistir al lugar de encuentro para conocer nuevas personas y adquirir algo que falte en tu colección.
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Organizando una convención numismática
Las convenciones numismáticas suelen ser organizadas por casas vendedoras o asociaciones de coleccionistas que ven en ellas no solo una oportunidad para difundir su afición, sino también para hacer negocios. Después de todo, son actividades que atraen a mucha gente, más allá de los clientes habituales. Esto motiva a los vendedores locales, así como a aquellos de otras regiones o países, e incluso a empresas que no tienen relación directa con el rubro, pero que no quieren desaprovechar la oportunidad de recibir publicidad a cambio de un modesto patrocinio.
Con estas perspectivas, los organizadores tienen como primera obligación encontrar un lugar adecuado para albergar la convención. Por lo general, se trata de un salón de usos múltiples grande en un hotel reconocido de la ciudad. Esta tarea se duplica si la convención incluye charlas o una subasta, ya que el encuentro con los vendedores, las conferencias y el remate son actividades de gran responsabilidad que no se deben mezclar.
La logística es el siguiente compromiso de los organizadores, ya que el lugar elegido debe contar con los recursos y servicios adecuados para recibir a conferencistas, vendedores y visitantes. Esto incluye mesas, sillas, identificaciones, equipos audiovisuales, seguridad, baños, alimentos, bebidas, limpieza, climatización, entre otros aspectos.
La subasta es una responsabilidad tan grande o incluso mayor que la venta en sala, ya que implica el manejo directo de las piezas confiadas a los organizadores, con el fin de ser subastadas en vivo al cierre de la convención. Para esto, es necesario considerar la elaboración de un catálogo que dé a conocer lo que se ofrecerá a los posibles compradores, así como su divulgación con la debida anticipación.
Un último y importante punto para garantizar el éxito de la convención reside en su promoción, ya que de nada sirve preparar adecuadamente todo lo anterior si nadie sabe del evento y la asistencia de vendedores o compradores se mantiene al mínimo. En este sentido, las redes sociales (tanto físicas como electrónicas) desempeñan un papel clave, al igual que el envío de invitaciones o una campaña en los medios de comunicación. El objetivo es dar a conocer el encuentro y despertar en la población ese interés por la numismática que los llevará a asistir para comprar y vender en la fecha y hora indicadas.
El lado del vendedor de monedas antiguas
El proceso del vendedor en la convención también es relevante. Aquellos vendedores que no forman parte del equipo organizador pero que asisten a la convención ven en el evento una oportunidad para ganar dinero tanto en la adquisición de nuevas piezas (se dice que las mejores transacciones suelen realizarse entre colegas antes de abrir al público) como en la venta de su propio inventario.
El viaje del vendedor comienza antes de su inscripción en el encuentro, ya que algunos de ellos, en su día a día, van acumulando piezas de calidad que reservan para hacer negocios en dicho evento o consignarlas para su subasta. Son objetos valiosos que saben que se venderán mejor en la convención debido al público más amplio que asistirá, a los colegas con los que se encontrarán antes de la apertura y a la emoción que genera la subasta en sí.
Después de registrarse en el evento, se lleva a cabo la logística, una tarea que generalmente ocupa varios días dependiendo del tamaño del negocio, del inventario y del personal de la tienda. No es infrecuente dedicar tiempo extra para garantizar que todo esté en orden, lo cual implica definir qué piezas se mostrarán (si se llevarán todas o solo las mejores), actualizar los precios (realizar ofertas para el evento si corresponde), hacer inventario (hacer una lista de los objetos y su costo para facilitar el control durante el evento), embalar y empacar todo (preparar álbumes de billetes, carpetas con monedas, bandejas con medallas… y luego hacer las maletas), y finalmente ocuparse del transporte al lugar de la convención, especialmente si esta se encuentra en otra ciudad.
También es necesario tener en cuenta los gastos asociados con la participación en el evento, desde la inscripción hasta la estadía, pasando por la alimentación del personal y los costos de transporte tanto para el personal como para los artículos que se exhibirán.
Llegan los visitantes
El día del evento también tiene su dinámica. Los vendedores deben llegar temprano al lugar para reservar su mesa y garantizar que todo esté montado antes de abrir al público. Además, hay oportunidades para hacer buenos negocios con los colegas. Durante el evento, el vendedor debe desempeñar su trabajo, captar el interés de los posibles compradores para que adquieran lo que se ofrece y se conviertan en clientes, poniendo en circulación sus piezas en el mercado numismático.
La convención desde la perspectiva de un visitante implica que este suele ser la persona más ajena al evento, pero a la vez es la razón de ser de este. El visitante acude a la convención para adquirir monedas, billetes, fichas, medallas y suministros que los vendedores y subastadores llevan al evento. Puede ser un curioso, alguien que ha recibido piezas inesperadas y desea adentrarse en el mundo de la numismática, o un coleccionista experimentado. El recorrido del visitante comienza cuando se entera de la realización del evento a través de redes sociales o los medios de comunicación y decide asistir.
Después de registrarse y pagar (o no) una entrada, el visitante ingresa al sitio, donde puede interactuar con vendedores y otros asistentes. Puede permanecer en el evento durante poco tiempo o quedarse todo el tiempo que dure la actividad, y también puede participar en conferencias o disfrutar de un café, además de participar en la subasta al cierre.
Como potencial comprador, el visitante desempeña un papel importante en el mercado y el mundo de la numismática, y su asistencia a la convención determina el éxito de esta, así como el esfuerzo de los organizadores y vendedores.
La subasta de cierre
La subasta de cierre es una parte integral de cualquier convención numismática. Después de que las mesas de venta han concluido, se lleva a cabo una subasta en la cual los coleccionistas y vendedores consignan valiosas piezas al comité organizador. Son pocos los eventos que no incluyen este remate al finalizar las actividades. De hecho, la subasta es considerada el momento más esperado del encuentro y sirve como un gran incentivo para que los aficionados asistan, ya que mientras esperan, pueden recorrer y hacer negocios con los vendedores particulares.
La subasta se lleva a cabo después de la venta regular para evitar interferencias y representa el punto culminante de toda la convención. Se realiza en una sala separada, compartida solo con los conferencistas en caso de que se hayan programado charlas. En esta sala, se exhiben físicamente las piezas que se ofrecen en la subasta, para que los posibles compradores puedan verlas directamente.
La subasta es dirigida por un martillero que generalmente forma parte del comité organizador del evento. El martillero tiene autoridad total sobre la subasta y se encarga de presentar las piezas en venta, aclarar las dudas de los ofertantes, resolver cualquier controversia que pueda surgir y adjudicar los lotes a la puja más alta, siempre y cuando supere los precios de reserva o las ofertas bajo sobre, si las hubiera.
Los objetos se van ofreciendo uno tras otro, con la posibilidad de que se hagan pausas en caso de venderse múltiples piezas. Si alguien gana una subasta, el martillero guía al comprador hacia el comité organizador, quienes se encargan del cobro y la entrega de las piezas, siguiendo las pautas establecidas al momento de anunciar la subasta. En caso de que un lote no se venda, el martillero suele dejarlo claro declarando que la pieza vuelve «al libro».
Es importante destacar que los precios de cada subasta suelen incluir un porcentaje adicional que cubre los honorarios del martillero y las ganancias del comité organizador por su labor. Esto también se establece en las directrices anunciadas para la subasta en sí.
En las subastas de monedas se suelen alcanzar precios récord en algunas piezas, especialmente cuando suscita especial interés entre más de un coleccionista.
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Museólogo e investigador de profesión, numismático por afición. Fue comisario de la colección de monedas, billetes, fichas y medallas del Banco Central de Venezuela, y encargado de poner en marcha su museo de especies monetarias. Puedes conocer más sobre su trayectoria en Academia.edu and on Linkedin.
